Categorieën
Covid

Online met impact

Maak je volgende virtueel event binge-waardig!

Thuiswerken is niet meer weg te denken in onze nieuwe realiteit. De wereld staat echter niet stil. Hoe kan je ervoor zorgen dat je verbinding blijft houden met je team, je klanten, je influencers en andere stakeholders?

Tot begin 2020 deden we dat door regelmatig evenementen te organiseren, waarop we deze mensen uitnodigden. Online meetings bieden mogelijkheden, maar zijn daarom niet altijd volwaardige alternatieven. Of toch?

Wanneer we écht outside-the-box durven te denken en de analoge en digitale werelden vanuit verassende invalshoeken met elkaar verbinden, dan komen er tal van interessante opties naar de oppervlakte. Net daarvoor kan je bij ons terecht.

Een jaar geleden bundelden Marsmannen hun ervaring en expertise in het

BINGIFIC concept:

een all-in ontzorgingspakket dat resulteert in binge-waardige on-line events met impact.

De formule slaat aan.  In de voorbije maanden organiseerden en ondersteunden wij op succesvolle manieren virtuele evenementen voor commerciële organisaties en leerden we diverse teams hoe ze hun events binge-waardig kunnen maken. Dat deden we ondermeer voor Channel Awards, HP, Sioen coating, Sioen Apparel, meerdere Provinciebesturen, GHOR Nederland, Roularta Media Group, Copaco Belgium, …)

Organisatie, hosting en modereren van virtuele events: sales meetings, congressen, trainingen, …

Wanneer je een live evenement organiseert zoals een sales meeting of een congres waar verschillende sprekers presentaties verzorgen, weet je dat hier heel wat komt bij kijken : de sprekers moeten tijdig materiaal aanleveren, de audio en de video ter plaatse moet feilloos werken, iedereen moet zich aan de timing houden, er is de catering, er zijn de vele verplaatsingen van zowel sprekers als medewerkers.

Kortom je kan niet over een nacht ijs gaan als je wil dat je live evenement succesvol verloopt. Dat soort events is momenteel uitgesloten.

Online alternatieven zijn de enige optie die we hebben en zullen na de periode van de lockdown interessante aanvullingen blijven op de traditionele bijeenkomsten die we vroeger hielden. We nemen je hier verder mee in onze ervaringen uit de voorbije jaren en maanden.

Online lijkt eenvoudig. Laat je niet verrassen. Het vraagt meer dan dubbel zoveel inspanning om je publiek aan het scherm gekluisterd te houden. De minste onderbreking, hapering of minder leuke ervaring tijdens je event, zorgt er voor dat mensen afhaken. Observeer je eigen gedrag wanneer je bijvoorbeeld TV kijkt. Wanneer zap jij weg en wanneer blijf je kijken?

Onze aanpak

Je kan onze expertise consumeren als enkel advies en operationeel alles voor eigen rekening nemen. Wij geven er echter de voorkeur aan om van bij het begin van uw plannen betrokken te zijn bij de opzet.

We adviseren u vanuit onze ervaring over formats, candans en timing. We inspireren en begeleiden uw sprekers en teams bij het maken en aanleveren van materiaal voor het event: we denken hierbij aan de presentaties, teamvoorstellingen, productvideo’s, getuigenissen, interviews, fun factoren, etc…

Ons team werkt hiervoor nauw samen met uw marketing- en communicatieafdeling. Indien uw organisatie over de middelen en ervaring beschikt om zelf opnames en video shoots te maken en te monteren, laten we die taken graag aan de betrokken dienst. Indien gewenst spelen we zelf een actieve rol in het opnemen van video’s en het editeren, monteren en verwerken van inhoud tot de gewenste flow voor uw event.

Tijdens het event zelf zorgen we voor een mobiele studio die we op de gewenste plek opzetten van waaruit de broadcasting gebeurt. U kan ook terecht in een van onze studio’s in Oosterzele of in Overmere. We verzorgen daarbij de regie waardoor bijdrages die live in de studio gebeuren, naadloos integreren in voorafgemaakte bijdrages, interactieve momenten en fun. U kan ook rekenen op een ervaren perfect meertalige en ervaren Master Of Ceremony die alles professioneel aan elkaar praat en de live interventies host.

Wij voorzien alle materiaal voor het uitzenden. U voorziet een betrouwbare internetverbinding. We werken via Microsoft Teams waar u de keuze heeft tussen maximale interactiviteit (tot 300 deelnemers) en maximale broadcasting capaciteit (tot 10.000 deelnemers)

Na afloop van het event bouwen wij voor u een online leeromgeving waar alle inhoud op wordt gepubliceerd. We helpen u eveneens op weg om het platform zelf verder te kunnen onderhouden.

Bingific van Marsmannen biedt drie concrete voordelen:

1.    Prijsvoordeel

  • Geen reis- en verblijfskosten voor de gasten
  • Beperkte inspanning (en kosten) voor gastsprekers en trainers
  • Geen catering of leuke aan huis geleverde alternatieven
  • Geen logistieke kosten: zalen, inrichting, grafische producties, onthaal, …

2.    Efficiëntie

  • Geen complexe opstellingen met microfoons, camera’s, enz.
  • Beperkt tijdsverlies bij de deelnemers
  • Beperkte tijdsinspanningen voor de organisatoren
  • Strikte timing en motiverend ritme tijdens het event
  • Verhoogde flexibiliteit

3.    Verhoogde betrokkenheid en community building

  • Naadloze regie met vooraf opgenomen video, livestream, moderatie
  • ‘Live’ ondertiteling van anderstalige filmpjes en sprekers
  • Meer interactieve mogelijkheden door chat, kwis, voting, whiteboards, enz.
  • Directe en ‘live’ interactie met sprekers
  • Chat en feedback van deelnemers worden automatisch gearchiveerd
  • Ook na het event blijven chat, video’s beschikbaar
  • De presentaties, video’s en ander materiaal worden na het event (indien gewenst) beschikbaar gemaakt op een online leerplatform. Daar kan alles dienen om (selectief) gedeeld te worden met new-hires, klanten, resellers en andere belanghebbenden.

Wanneer we de organisatie, regie en moderatie in handen nemen, merken we dat de deelnemers sneller met elkaar in contact treden, ook met mensen spreken die ze niet kennen.We merken ook dat mensen de aan het event verbonden chat-functie blijven gebruiken om met elkaar te communiceren over de behandelde topics en dat vaak tot weken na het event.

Budget is all-in en omvat de hieronder vermelde diensten:

  • Tot 8 sprekers/event dag
    • Presentatie-coaching
    • Opname en montage van de presentaties in de weken/maanden voor het event
    • Voorbereiden van de flow van de dag
  • 1 dag in studio of ter plaatse van waaruit uitgezonden wordt
  • Montage van gemaakte en aangebrachte films
  • Voorbereiding en klaarzetten en dry-run
  • Regie
  • Moderatie
  • Verplaatsing in België met mobiele studio
  • BUDGET: 5000 EURO per event-dag + BTW
    Meerdaagse events worden met kortingen begroot (all-in)
    Heeft u enkel advies nodig of is uw event minder complex of lang in tijd, contacteer ons voor een formule op maat

Kernteam

  • Hans Demeyer organiseert, regisseert en modereert sinds midden de jaren ’90 evenementen voor Microsoft, HP en talloze bedrijven. Vandaag biedt hij zelf trainingen over hoe je Microsoft Teams kan inzetten om efficiënter (online) samen te werken. Hij adviseert organisaties in het organiseren van on-line events (Channel Awards, HP, Sioen coating, Sioen Apparel, Provinciebesturen, GHOR Nederland, …)
  • Robin Maes interviewt de sprekers, capteert en monteert de video’s, zet ze klaar om te streamen en zorgt voor een naadloze technische flow tijdens het evenement zelf.
  • Stephan Vanhaverbeke faciliteert de interactie tussen de deelnemers, hij zorgt ervoor dat de deelnemers de aandacht bij de les houden, stimuleert conversaties en illustreert op creatieve wijze samenvattingen.

Stoom je organisatie klaar voor de nieuwe realiteit. Bereid nu samen met het Bingific team je volgende virtuele evenement voor!

Neem contact met het ons om van gedachten te wisselen. Stuur een e-mail naar hans@bingific.be of bel 0496163301.

Enkele reacties na een recente 3 daagse online sales meeting bij Sioen Industries